Sobre processos (ou a falta da definição de processos) e a realidade em muitas organizações

Infelizmente, ainda são inúmeras as organizações que não possuem os processos bem definidos. E, nesse contexto, os problemas são inúmeros e consequentes dessa situação. Por exemplo, por não ter processos claros explícitos sendo seguidos pelos participantes da empresa, em geral os papéis também não são bem definidos. Isso faz com que possam ocorrer vários problemas, tais como:

  • conflitos de responsabilidades (redundância e sobreposição de responsabilidades);
  • lacunas (gap’s) de responsabilidade;
  • sobrecarga sobre algumas pessoas;
  • descontrole sobre as informações e ações do trabalho do dia a dia.

Para tentar resolver esse problema do controle interno, são comprados alguns softwares, outros também são desenvolvidos internamente ou sob demanda, de modo a tentar resolver esses problemas. Mas, infelizmente, não resolvem. Isso porque os softwares tradicionais somente trazem alguns processos, partes de processos – subprocessos, ou atividades encapsuladas, sem flexibilidade de alterações caso o ambiente da empresa necessite de ajustes nos processos ou informações. Assim, esses sistemas não cobrem o ponta a ponta dos processos da empresa.

Nessa situação, é claramente perceptível que os softwares não conseguem resolver todas as necessidades de informação e controle. Outro problema é a falta de integração dos softwares sobre as várias informações necessárias ao longo dos processos.

Por outro lado, as cobranças do nível gerencial sobre informações e resultados ocorrem com frequência e, muitas vezes, quem precisa prestar contas, apresentando informações e relatórios, não possui acesso ao que precisa.

Para não ficar em situação complicada, uma consequência natural é o surgimento de planilhas de controle paralelo. Outro motivo para o surgimento desses controles paralelos é a falta de aderência comum entre os softwares de gestão e a necessidade de atividades a serem executadas. A consequência é uma falta de controle pela empresa. Os dados que deveriam estar na base de dados dos sistemas ficam, pelo menos em parte, nas planilhas e controles paralelos, muitas vezes nos notebooks dos funcionários, fora da rede. Com isso, o risco dos gestores em tomar decisões incorretas aumenta, pois, a base de informações que deveria estar atualizada e disponibilizada para os gestores, na realidade, não está.

Assim, após muitos problemas, algumas dessas empresas acabam percebendo e entendendo um ponto de base essencial: é necessário tratar processos primeiro. Esse é o motivo pelo qual muitas empresas tiveram problemas ao implantar ERPs, sistemas de BI – Business Intelligence e outros softwares transacionais de gestão e de tratamento de informações, pois a implantação não resultou no controle, informações adequadas, confiáveis e flexibilidades necessárias de mudança dentro da dinâmica que o mercado exige em mudanças e decisões.

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